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Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

Digitalisierungsservice Nord
Inhaberin: Sabrina Goers
Agnes-Miegel-Str. 17, 30826 Garbsen

§ 1 Geltungsbereich

  1. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge über Dienstleistungen zur Beleg- und Dokumentendigitalisierung sowie Aktenvernichtung zwischen dem Digitalisierungsservice Nord (im Folgenden „Auftragnehmer" genannt) und dem Kunden (im Folgenden „Auftraggeber" genannt).
  2. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende AGB des Auftraggebers werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn der Auftragnehmer ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat.

§ 2 Leistungsumfang

  1. Der Auftragnehmer übernimmt die GoBD-konforme Digitalisierung von Papierbelegen und Ordnern mittels professioneller Dokumentenscanner sowie auf Wunsch die anschließende physische Aktenvernichtung oder die Rückgabe der Dokumente.
  2. Die digitalisierten Daten werden dem Auftraggeber gemäß der im Auftragsformular gewählten Methode (z. B. passwortgeschützter Cloud-Download für max. 30 Tage oder verschlüsselter USB-Stick) zur Verfügung gestellt.
  3. Der Auftragnehmer erbringt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für die Vollständigkeit, inhaltliche Richtigkeit und die GoBD-konforme Langzeitarchivierung der digitalisierten Daten ist ausschließlich der Auftraggeber bzw. dessen Steuerberater verantwortlich.

§ 3 Mitwirkungspflichten des Auftraggebers

  1. Der Auftraggeber stellt sicher, dass die übergebenen Dokumente frei von gefährlichen, gesundheitsschädlichen oder die Scanner-Hardware beschädigenden Gegenständen sind.
  2. Der Auftraggeber versichert, berechtigt zu sein, die übergebenen Dokumente digitalisieren und ggf. vernichten zu lassen.
  3. Scanfähigkeit und manuelle Aufbereitung: Die vereinbarten Angebotspreise pro Ordner setzen eine grundsätzliche Scanfähigkeit voraus (ordnungsgemäß abgeheftet, maximal einfache Heftungen, keine Büroklammern, keine massenhaften Einzelheftungen von Kleinbelegen). Bei extremem Vorbereitungsaufwand (z. B. hunderte einzeln getackerte EC- oder Kassenbelege) behält sich der Auftragnehmer vor, die Bearbeitung abzulehnen oder den Mehraufwand nach vorheriger Rücksprache mit dem Auftraggeber über eine Aufbereitungspauschale gesondert in Rechnung zu stellen.

§ 4 Vernichtung, Rückgabe und Einlagerungsgebühr

  1. Datenschutzkonforme Vernichtung: Sofern der Auftraggeber die Aktenvernichtung im Auftragsformular gebucht und freigegeben hat, erfolgt die physische Vernichtung der Unterlagen nach DIN 66399 (Sicherheitsstufe P-4, Partikelschnitt). Diese erfolgt chargenweise im Sammelverfahren innerhalb von 30 Tagen nach Digitalisierung. Ein Vernichtungsprotokoll (Zertifikat) wird erst nach vollständigem Durchlauf des Schredders ausgestellt und an den Auftraggeber übermittelt.
  2. Rückgabe und Abholung: Wünscht der Auftraggeber keine Aktenvernichtung, hat er die physischen Originaldokumente nach Bereitstellung der digitalen Daten innerhalb von 14 Tagen kostenfrei beim Auftragnehmer abzuholen. Alternativ kann ein kostenpflichtiger Rückversand oder die persönliche Rückgabe durch den Auftragnehmer vereinbart werden.
  3. Einlagerungsgebühr: Holt der Auftraggeber die Dokumente bei gewählter Abholung nicht innerhalb der 14-Tage-Frist ab, befindet er sich im Annahmeverzug. In diesem Fall behält sich der Auftragnehmer vor, eine monatliche Einlagerungsgebühr in Höhe von 5,00 EUR netto pro Ordner in Rechnung zu stellen. Die Frist beginnt mit der Benachrichtigung über die Fertigstellung der Digitalisierung.

§ 5 Löschung der digitalen Daten (DSGVO-Minimierung)

Zur Einhaltung des DSGVO-Minimierungsgebots werden die digitalisierten Daten auf den Systemen und Cloud-Speichern des Auftragnehmers spätestens 30 Tage nach der Bereitstellung (Download-Link oder USB-Stick-Übergabe) unwiderruflich gelöscht. Der Auftraggeber hat Sorge zu tragen, die Daten innerhalb dieses Zeitraums zu sichern.

§ 6 Vergütung und Zahlungsbedingungen

  1. Es gelten die im individuellen Auftragsformular oder Angebot vereinbarten Preise. Alle Preise verstehen sich in Euro zuzüglich der jeweils gültigen gesetzlichen Mehrwertsteuer, sofern diese anfällt.
  2. Rechnungen sind ohne Abzug innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungstellung zur Zahlung fällig.

§ 7 Haftung

  1. Der Auftragnehmer haftet bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit sowie bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit unbeschränkt.
  2. Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer Pflicht, die wesentlich für die Erreichung des Vertragszwecks ist (Kardinalpflicht), ist die Haftung des Auftragnehmers der Höhe nach auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.
  3. Für Datenverluste auf Seiten des Auftraggebers nach erfolgreicher Übergabe der digitalisierten Dokumente wird keine Haftung übernommen.

§ 8 Datenschutz

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag des Auftraggebers erfolgt streng nach den Bestimmungen der DSGVO. Beide Parteien schließen hierzu einen gesonderten Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO ab. Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

§ 9 Schlussbestimmungen

  1. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.
  2. Ist der Auftraggeber Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist der Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag der Geschäftssitz des Auftragnehmers (Garbsen).